Hvornår er en frokostordning skattepligtig?
Som udgangspunkt er frokost, der bliver stillet gratis til rådighed for medarbejdere via en kantine- eller frokostordning, skattepligtig. Det skyldes, at medarbejderen sparer en privat udgift, og derfor betragtes det som et personalegode. Værdien skal fastsættes med udgangspunkt i markedsprisen og indberettes til Skattestyrelsen.
Undtagelsen: Når frokostordningen er skattefri
Der findes dog en vigtig undtagelse: Hvis frokostordningen betragtes som et personalegode af “uvæsentlig værdi”, er medarbejderen ikke skattepligtig. For at opfylde dette krav skal følgende være opfyldt:
- Maden skal være tilgængelig for alle medarbejdere på arbejdspladsen
- Det skal være en del af den generelle personalepleje
- Medarbejderen skal betale minimum 15 kr. for et standardmåltid uden drikkevarer – eller 20 kr. inkl. drikkevarer
Tilskuddet fra arbejdsgiveren må ikke være for stort, og maden må ikke være luksuriøs. Det handler om almindelig, hverdagsagtig kantinemad – ikke gourmet.
Skattefri frokostordning – disse krav skal være opfyldt
For at frokostordningen kan være skattefri, skal den være struktureret korrekt:
- Maden skal indkøbes samlet til kantinen – ikke til den enkelte medarbejder
- Den enkelte må ikke kunne vælge individuelt eller bestille specifik mad
- Der skal være tale om ét måltid dagligt
- Virksomheden må godt tilpasse mængden i ferieperioder, men ikke dagligt tilpasse antallet af kuverter efter forventet fremmøde.
Hvis medarbejderne har mulighed for at bestille individuelt, eller der tages dagligt højde for fremmøde, opfylder ordningen ikke betingelserne – og måltidet bliver skattepligtigt.
Sammenligning: Skattefri vs. Skattepligtig frokostordning
| Forhold | Skattefri frokostordning | Skattepligtig frokostordning |
| Egenbetaling | Min. 15 kr. (uden drikke) / 20 kr. (med drikke) | Under 15/20 kr. eller ingen betaling |
| Tilgængelighed | Tilbydes alle medarbejdere på arbejdspladsen | Individuelle bestillinger eller kun visse medarbejdere |
| Maden | Standardmad (ikke luksus) | Gourmet, luksus eller høj kvalitet |
| Indkøb | Samlet indkøb til kantinen | Individuel bestilling eller særtilbud |
| Antal måltider | Ét måltid dagligt | Flere måltider uden særlig begrundelse |
| Lønomlægning | Ikke via lønnedgang | Betalt via bruttoløn (lønomlægning) |
| Fravær og betaling | Dokumenteret fravær ved månedsbetaling | Ingen justering = risiko for beskatning |
| Skattepligt | Nej | Ja – skat af sparet privatforbrug |
| Indberetning | Nej | Ja – værdi skal indberettes til SKAT |
Hvad hvis medarbejderen betaler mindre end minimum?
Hvis medarbejderen betaler under de vejledende satser (15/20 kr.), skal der ske beskatning af differencen mellem markedsprisen og medarbejderens betaling. Det er altså ikke nok at “næsten” ramme beløbet – beløbene er sat som minimumsgrænser.
Eksempel:
Hvis maden vurderes til 55 kr. og medarbejderen kun betaler 10 kr., vil de resterende 45 kr. blive betragtet som et skattepligtigt personalegode.
Månedlig betaling og fravær – hvordan håndteres det?
Det er muligt at lade medarbejderne betale et fast månedligt beløb i stedet for betaling pr. måltid. Det kræver dog, at der føres kontrol med fravær, så medarbejderen kun betaler for de dage, hvor vedkommende faktisk har været til stede og fået mad.
Gennemsnitsberegninger på baggrund af tidligere års fremmøde er ikke nok – der skal ske en konkret opgørelse af fraværsdage med dokumentation.
Lønomlægning: Hvorfor det ændrer skattevilkårene
Hvis frokosten bliver betalt via lønomlægning – altså ved at medarbejderen går ned i løn mod at få frokost – er det ikke længere personalepleje. Det bliver en del af lønpakken og dermed skattepligtigt. Det gælder, uanset hvordan ordningen ellers er skruet sammen.
Skatteregler for særlige medarbejdergrupper
Nogle medarbejdergrupper – fx plejepersonale, køkkenansatte og ansatte med døgnvagter – kan i visse tilfælde få mere end ét måltid uden beskatning. Det kræver dog, at maden indgår som en praktisk nødvendighed i arbejdsforholdet. Her gælder særlige vurderinger og satser.
Frokostordning fra ekstern leverandør – hvad gælder?
Får I frokosten leveret udefra fra et cateringfirma, gælder de samme regler som ved intern kantine – så længe maden er til kantinen og ikke til den enkelte medarbejder. Det må ikke være muligt at bestille individuelt, og alle skal have samme ret til maden. Leverandøren bestemmer menuen, og virksomheden bestiller et fast antal portioner.
Moms og fradragsregler ved frokostordning
Hvis virksomheden driver egen kantine eller får leveret mad fra en ekstern leverandør, kan der være mulighed for momsfradrag. Det gælder dog kun for udgifter, der vedrører virksomheden – ikke for medarbejdernes gratis måltider. Ved salg til medarbejdere skal der opkræves moms, og salgsprisen skal være baseret på kostpris inkl. løn og andre omkostninger.
Ved møder og arrangementer gælder andre regler for momsfradrag – her er det muligt at få fradrag for bespisning med op til 3 % reduktion af grundlaget.
Sådan undgår du problemer med SKAT
Det er vigtigt at få styr på detaljerne, hvis din virksomhed vil tilbyde en frokostordning uden at medarbejderne bliver beskattet. Her er en tjekliste:
- Betaler medarbejderen mindst 15/20 kr.?
- Er ordningen tilgængelig for alle?
- Bestilles maden samlet og ikke individuelt?
- Ydes tilskuddet som en del af personalepleje og ikke via lønomlægning?
- Føres der kontrol med fravær ved månedlig betaling?
Er du i tvivl, så besøg Skats hjemmeside for mere information.